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El sistema de franquicia es una especial forma de negocio, se trata de un modelo de comercialización en cadena, de una red, en la que cada miembro que la compone es independiente del resto, pero donde todos los elementos deben estar conectados para el buen funcionamiento y crecimiento de la marca. Los sistemas informáticos hacen posible la organización y el control de este entramado empresarial permitiendo la interconexión de todos sus elementos.
Un franquiciador vende su concepto de negocio y va tejiendo una especie de tela de araña a medida que sus delegaciones se van multiplicando. Cada nuevo establecimiento creado opera de forma individual, pero sin desviarse de la filosofía del franquiciador. Pero controlar que todo funcione bien no siempre es tarea fácil. Los sistemas informáticos se hacen indispensables para lograr que funcione como un todo.
La informática adquiere un papel relevante en el sistema de franquicias, incluso más que en los negocios independientes, ya que es la herramienta que permite el control y supervisión de toda la red, así como su organización.
El franquiciador, mediante el sistema informático, establece el modo de hacer, determina la forma en la que deben actuar sus franquiciados. De esta forma, el sistema informático se convierte en una guía de buen funcionamiento, a través de la cual el franquiciador transmite su filosofía de negocio.
Esto hace mucho más sencillo el aprendizaje del modo de funcionamiento a los nuevos franquiciados que se incorporan a la cadena. Uno de los principales obstáculos a los que tiene que hacer frente una persona que se integra en una franquicia es aprender el negocio. Los franquiciadores se encargan de transmitirles el modo de hacer. La informática puede lograr que dicho aprendizaje sea mucho más sencillo estableciendo un canal abierto entre franquiciador y franquiciado, que permita al nuevo emprendedor hacer llegar sus dudas al franquiciado, o donde poder acceder a manuales prácticos. Asimismo, el franquiciador puede controlar la buena marcha de cada franquicia y solventar los problemas que vayan surgiendo sobre la marcha.
La informática permite organizar toda la actividad de las franquicias que conforman una cadena, al mismo tiempo que se ahorra tiempo en cada proceso y, en ocasiones, también en personal. Un sistema informático permite centralizar toda la información que genera la actividad de una enseña y hacerla accesible y al contar con un mejor conocimiento del negocio se facilita la toma de decisiones, gracias a la confianza y seguridad que la información reporta. Además, el éxito de cada uno de los eslabones que forman la cadena propicia el desarrollo y crecimiento del conjunto.
Fuente de información
Los sistemas informáticos son herramientas de supervisión por parte de la dirección, que ofrecen análisis macro y micro a los franquiciadores, es decir, les permite conocer desde las ventas de cada franquicia, hasta la facturación que logró un empleado concreto a una determinada hora, sabiendo quién hace qué. Así, los franquiciadores poseen un control de movimiento de cada persona o usuario. Mediante los sistemas informáticos el franquiciador puede conocer qué centros facturan más, qué productos o servicios son los más demandados, a qué hora hay mayor afluencia de clientes, los hábitos de compra y consumo de la clientela, las deficiencias que presentan algunas delegaciones, etc., de forma que el franquiciador pueda exportar el éxito que se produzca en una determinada región a otra de similares características.
Por otro lado, la informática permite las operaciones básicas de toda actividad comercial como la optimización de compras y stock o la asistencia en la creación de pedidos, agilizando los procesos y permitiendo reposiciones y aprovisionamientos mucho más rápidos. Al mismo tiempo, concede una estrecha relación con los clientes, un mayor conocimiento de sus preferencias, pudiendo confeccionar patrones que permitan adecuar los servicios o productos de la marca a las necesidades de éstos a través de estrategias comerciales como el valor añadido o la venta cruzada.
Los sistemas informáticos agilizan y facilitan todo tipo de tareas, por ejemplo, prestan una estimable ayuda en las ventas al proporcionar un protocolo de venta repetitivo y fácil de aprender por parte de los dependientes. Desde otro punto de vista, son una clara herramienta de supervisión. Gracias a los sistemas informáticos se puede controlar cada delegación o establecimiento sin tener que desplazarse hasta él, ya que almacenan toda la información generada por éstos. De esta forma, se ahorra en tiempo y en dinero al no tener que contar con personal específico para esta labor de control.
Una de las ventajas más interesantes que la informática aporta en la gestión de las franquicias es el ahorro en los errores. Por un lado, se ahorra tiempo en los fallos a la hora de transcribir la información, evitando conflictos con el franquiciador. Pero, por otro lado, al actuar como canal de información, supone una fuente de conocimientos que advierte de errores a evitar para otros franquiciados a la vez que transmite los aciertos al resto de establecimientos, pudiendo compartir aquello que beneficia a la red.
También tiene sus riesgos
Sin embargo, la mala gestión de los sistemas informáticos puede conllevar desagradables inconvenientes. Y es que, el área de la informática es una de las más problemáticas y sensible y los problemas que en ellos se originan acarrean con frecuencia graves consecuencias para la actividad de la enseña. Por tanto, se aconseja que aunque las franquicias formen una red que dependan de la central, no usen el modo cliente-servidor, es decir, se recomienda que cada delegación actúe de forma independiente, para evitar que un fallo paralice toda la cadena.
Una de las dificultades a las que puede tener que hacer frente un franquiciador es la de encontrar un software que se adapte a las necesidades reales de la franquicia con el fin de dar el mejor servicio. Ante esta situación existen dos tipos de soluciones. Por un lado, se encuentran las enseñas que se decantan por un sistema estándar, que no siempre dan respuesta a las necesidades específicas de la marca; mientras que hay otras que optan por un sistema confeccionado a medida, moda que se ha extendido en los últimos tiempos. El problema es que los sistemas a medida no siempre están respaldados con una correcta labor de mantenimiento. Por eso, en muchas ocasiones se escogen diferentes sistemas informáticos para cubrir las diferentes áreas de actividad. Eso sí, es importante que estén correctamente integrados. También hay que destacar "la necesidad de que los sistemas informáticos en las franquicias sean escalables, para que vayan creciendo y desarrollándose a medida que crece la red. De igual forma, deben ser multi idioma y multi divisa de manera que faciliten la proyección internacional.
En resumen, para una buena organización y gestión de las franquicias, así como para su control y supervisión, los sistemas informáticos se hacen imprescindibles debido a su estructura en forma de red, logrando que todas las delegaciones estén conectadas, agilizando los procesos y ahorrando en tiempo y costes.
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